Project Management sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan agar proses kegiatan yang dilakukan dapat terencana dengan efisien dan efektif. Terdapat empat poin penting dalan project management, yaitu
- Project scope
- Project timeline
- Project cost
- Project quality
Memilih dan menentukan tools yang tepat dalam manajemen projek sangatlah penting. Dibawah ini adalah beberapa tools dalam manajemen projek yang dapat digunakan dalam berbagai bidang dan membantu dalam pembuatan proses yang lebih efisien
1. Agile
Dalam agile terjadi proses lintas sektor dan fungsi, sehingga sangat memungkinkan terjadi kolaborasi untuk menciptakan solusi yang tepat. Beberapa ahli menyatakan bahwa Agile bukanlah sebuat tool, melainkan framework berpikir, karena konsep agile sendiri dibutuhkan dalam Scrume dan Kanban (yang akan dijelaskan kemudian)
Beberapa value dalam Agile
- Individuals and interactions over processes and tools
- Working software over comprehensive documentation
- Customer collaboration over contract negotiation
- Responding to change over following a plan
Agile cocok untuk proyek yang iteratif dan bertahap serta projek yang membutuhkan fleksibilitas dan memiliki tingkat kerumitan atau ketidakpastian
2. Scrum
Beberapa value dalam Scrum
- Komitmen (commitment)
- Keberanian (courage)
- Fokus (focus)
- Keterbukaan (openness)
- Saling menghormati (Respect)
Tujuannya adalah untuk mengembangkan, menyampaikan dan menyelesaikan kompleksifitas melaui kolaborasi dan proses iterasi.
Terdapat beberapa peran dalam Scrum, diantaranya
- Product Owner: bertanggung jawab dalam memaksimalkan product value dan hasil kerja dari Development team (tim development)
- Scrum Master: bertanggung jawab untuk memastikan proses Scrum telah dipahami dan dilaksanakan dengan mengikuti teori, praktik dan aturan main Scrum
- Develompent team: merupakan para profesional yang bertanggung jawab dalam pembuatan produk
Dalam Scrum juga terdapat event-event yang harus dipenuhi seperti Sprint, Sprint Planning, Daily Sccrum, Sprint Review dan Sprint Retrospective
3. Kanban
Kanban merupakan konsep yang dikembangkan oleh Toyota pada tahun 1940-an. Proses Kanban bertujuan untuk mendeskripsikan proses kerja (workflow process) sehingga dapat mengidentifikasi titik keterlambatan (bottleneck) dalam proses pengembangan.
Beberapa hal yang biasanya dilakukan dalam Kanban
- Visualization
- Limiting work in progress
- Flow management
- Making policies explicit
- Using feedback loops
- Collaborative or experimental evolution
Kanban cocok untuk proyek dengan tim kecil yang membutuhkan pendekatan fleksibel dalam prosesnya
4. Waterfall
Waterfall merupakan salah satu projek metodologi manajemen yang tradisional. Sesuai dengan namanya, konsep yang digunakan merupakan pendekatan desain air terjun dimana alur mengalir satu arah dari atas ke bawah. Sehingga dalam alur ini, suatu fase dapat berpindah ke fase selanjutnya apabila fase tersebut sudah selesai dilaksanakan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam metode waterfall, diantaranya
- merupakan desain non-adaptif
- kurangnya feedback dari konsumen selama proses pengembangan
- testing hanya dilakukan diakhir fase
Waterfall cocok untuk proyek yang besar yang memiliki tahapan dan tenggat waktu yang jelas atau proyek yang sudah dilakukan berkali-kali sehingga sudah kejelasan alur prosesnya.
5. Lean
Dalam metode Lean ciri utamanya adalah memaksimalkan value untuk konsumen dan meminimalisir pemborosan (minimizing waste). Lima prinsip utama Lean diantaranya
- specify value by the customer
- identify steps in the value stream
- make product flow continuously
- allow customers pull value from the next upstream activity
- manage towards removing unnecessary steps
Karena karekteristik Lean adalah meminilmalkan pemborosan, terdapat 3 hal yang dapat ditekan diantaranya
- Muda artinya adalah pemborosan, sehingga Muda merujuk pada membuang suatu proses atau kegiatan yang tidak menambahkan nilai tambah
- Mura artinya tidak teratur, Mura merujuk pada menghilangkan varian dalam proses alur kerja dengan timeline dapat lebih ringkas dan teratur
- Muri artinya beban yang berlebih, Muri merujuk pada menghapus proses yang membebani sehingga tidak ada yang memperlambat proses
6. Six Sigma
Six Sigma pertama kali diperkenalkan oleh Motorola pada tahun 1986. Terdapat 2 metode dalam Six Sigma yaitu DMAIC dan DMADV. DMAIC kepanjangan dari define, measure, analyze, improve dan control biasanya diterapkan untuk memperbaiki kualitas produk (proses sudah berjalan) dan proses sedangkan DMADV kepanjangan dari define, measure, analyze, design dan verivy, lebih banyak digunakan untuk perancangan produk baru (proses belum berjalan).